Информационный менеджмент. Лекция 4. Коммуникация и манипуляция в информационном менеджменте.

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Идеальный результат взаимодействия и правового оформления отношений являются партнерские отношения: основаны на принципах взаимного уважения и доверия. Особенности делового общения: регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям (правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения; они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений времен ной рамки общения).  

Строгое соблюдение участниками общения ролевого амплуа, повышенная ответственность участников за результат общения (успешное деловое взаимодействие во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т. е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т. д.) В деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, соблюдение нравственно-этических норм и принципов и внимательное отношение к использованию речевых средств (в деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления - жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и проч. арго) Некоторые факторы, мешающие правильно воспринимать и оценивать людям друг друга: 1) Наличие заранее заданных установок, оценок убеждений, которые имеются у наблюдателя задолго до того, как реально начался процесс восприятия и оценивания другого человека. 2) Наличие уже сформированных стереотипов, в соответствии с которыми наблюдаемые люди заранее относятся к определенной категории и формируется установка, направляющая внимание на поиск связанных с ней черт. 3) Стремление сделать преждевременные заключения о личности оцениваемого человека до того, как о нем получена исчерпывающая и достоверная информация. Некоторые люди, например, имеют "готовое" суждение о человеке сразу же после того, как в первый раз повстречали или увидели его. 4) Отсутствие желания и привычки прислушиваться к мнению других людей, стремление полагаться на собственное впечатление о человеке, отстаивать его. 5) Отсутствие изменений в восприятии и оценках людей, происходящих со временем по естественным причинам (высказанные суждения и мнение о человеке не меняются, несмотря на то, что накапливается новая информация о нем). Стереотипизация — это восприятие и оценка социальных объектов на основе определенных представлений (стереотипов). Стереотипизация проявляется в приписывании сходных характеристик всем членам какой-либо социальной группы без достаточного осознания возможных различий между ними. Стереотип — это упрощенное, зачастую искаженное, характерное для сферы обыденного сознания представление о какой-либо социальной группе или отдельном человеке, принадлежащем к той или иной социальной общности. Стереотип возникает на основе ограниченного прошлого опыта в результате стремления строить выводы на базе недостаточной информации. Чаще всего стереотипы возникают относительно групповой принадлежности человека. Стереотип формируется: под влиянием искусственного внедрения мифов, ставящего своей целью создание стереотипа; путем взаимодействия схожих информационных стратегий нескольких центров влияния на массовое сознание; стихийно; путем актуализации архетипов.  

Каузальная атрибуция, стереотипы и установки в деловом общении. Каузальная атрибуция (от лат. causa – причина и attribuo – наделяю) — феномен социального взаимодействия, автор — Ф. Хайдер. Интерпретация индивидом причин поведения других людей. Под действием мотивационных факторов существенно отклоняется от логически обоснованных форм. В исследованиях выявлены отдельные закономерности каузальной атрибуции, в частности следующая: если неудачи приписываются внешним событиям, а удачи — внутренним, то это оказывает мотивирующее влияние на деятельность. Установка - устойчивый навык психического реагирования в определенных условиях, не требующий от человека дополнительного решения. Наличие установки означает, что человек будет действовать заранее известным образом при наступлении определенных условий, когда от него требуется выполнение данного действия.  

Виды установок: 1) смысловые - познавательные (направленные на ориентировку в ситуации); 2) целевые (направленные на достижение цели); 3) защитные (направленные на самосохранение); 4) инструментальные (направленные на средства достижения).  

Структура и средства общения. Общение – специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми как членами общества; в общении реализуются социальные отношения людей.  

Основные компоненты общения: субъекты; средства; потребности, мотивация и цели; способы взаимодействия, взаимовлияния и отражения влияний в процессе общения; результаты.  

Средства общения: Язык – система слов, выражений и правил их соединения в осмысленные высказывания, используемые для общения. Слова и правила их употребление едины для всех говорящих на данном языке, это и делает возможным общение при помощи языка. Если я говорю "стол", я уверен, что любой мой собеседник соединяет с этим словом то же понятие, что и я, – это объективное социальное значение слова можно назвать знаком языка. Но объективное значение слова преломляется для человека через призму его собственной деятельности и образует уже свой личностный, "субъективный" смысл, поэтому не всегда мы правильно понимаем друг друга. Интонация, эмоциональная выразительность, которая способна придавать разный смысл одной и той же фразе. Мимика, поза, взгляд собеседника могут усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы. Жесты как средства общения могут быть как общепринятыми, т.е. иметь закрепленные за ними значения, или экспрессивными, т.е. служить для большей выразительности речи. Расстояние, на котором общаются собеседники, зависит от культурных, национальных традиций, от степени доверия к собеседнику.

Процесс обмена информацией: его основные характеристики и этапы.

Коммуникационный процесс состоит из пяти этапов:

I этап — начало обмена информацией, отправитель ясно представляет, «что именно» (какую идею и в какой форме выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить. II этап — воплощение идеи в слова, символы, в сообщение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации, речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта, телефон и т. д. III этап — передача информации через использование выбранных каналов связи. IV этап — получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли — этот процесс называют декодированием. V этап — этап обратной связи — отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

Роль эффективной коммуникации в работе менеджера. Виды коммуникаций. 80 % зарубежных руководителей считают, что обмен информацией — одна из самых сложных проблем в организациях, а неэффективные коммуникации — это главное препятствие на пути достижения успешной деятельности фирмы, ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. 

Коммуникация - (от лат. communicatio -сообщение, передача) - передача информации от одной системы к другой посредством специальных матери­альных носителей, сигналов. В человеческом обществе коммуникация осуществляется между ин­дивидами, группами, организациями, государствами, культурами посредством знаковых систем (языков). Коммуникация между людьми происходит в форме общения как об­мен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния, про­граммы деятельности общающихся сторон. Содержание и формы коммуникации отражают общественные отношения и исторический опыт людей. Коммуникация - необходимая предпосылка функционирования и развития всех социальных систем, т.к. обеспечивает связь между людьми, делает возможным накопление и передачу социального опыта, раз­деление труда и организацию совместной деятельности, управление, трансляцию культуры. Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточ­ненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвя­зи между используемыми символами; прагматика коммуникаций свя­зана с их результативностью и эффективностью при достижении оп­ределенных целей. Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации.  

Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие ки­бернетики. 

Виды коммуникаций: формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения; неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов); вертикальные (межуровневые) коммуникации — сверху вниз и снизу вверх; горизонтальные коммуникации — обмен информацией между различными отделами для согласования действий; межличностные коммуникации — устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов де­ятельности менеджера, их называют связующим процессом. 

Стратегии и тактики делового общения. Цель деловой (коммуникативной) стратегии состоит в том, чтобы добиться долговременных деловых преимуществ при обсуждении спорного положения. Стратегия собеседников во время коммуникации: 1) доброжелательная позиция принятия собеседника;  2) нейтральная позиция; 3) враждебная позиция непринятия собеседника; 4) доминирование или «общение сверху»; 5) общение на равных; 6) подчинение.  

Тактика общения — реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техниками и знания правил общения. 

Техника общения — совокупность конкретных коммуникативных умений говорить и умений слушать. 

Способы защиты от манипуляции. Уход – увеличение дистанции, прерывание контакта, удаление себя за пределы досягаемости влияния агрессора. Крайним выражением этой стратегии может считаться отчуждение, полная замкнутость в себе, отказ от контактов с людьми. Обычным проявлением этого вида защит является смена темы беседы, прерывание беседы под благоприятным предлогом, уход от контактов с неприятными людьми.  

Изгнание – увеличение дистанции, удаление агрессора. Предельным выражением такой защиты является убийство. Часто проявляется в увольнении с работы агрессора, изгнание его из дома, осуждение, колком замечании, насмешке (частичное убиение какой-либо части агрессора: привычки, характера и т.д.) 

Блокировка – контроль воздействия, выставление преград на его пути. Предельное выражение – полная самоизоляция посредством активизирования отдельных статусов и подсистем. Повседневное применение в виде смысловых и семантических барьеров («Я не понимаю, о чём Вы говорите»), ролевые барьеры («я на работе»).  

Управление – контроль воздействия, исходящий от агрессора, влияние на него. Предельное выражение – подчинение себе другого человека. Привычные способы использования таких защит – жалобы, плач, подкуп, попытки подружиться, спровоцировать желаемое поведение. Сюда же относиться и манипуляция, защитного происхождения.  

Замирание – контроль информации о самом субъекте, её намеренное искажение или сокращение. Крайняя форма – оцепенение. Чаще всего проявляется в сокрытии чувств, обмане.  

Игнорирование – контроль информации об агрессоре, искажённое восприятие агрессора или угрозы с его стороны. Предельная форма выражения – утрата адекватности восприятия, иллюзии. Обычно проявляется как стереотипизация (она просто дурачится), объяснение манипуляции позитивными намерениями (мне желают добра). Все эти базовые защитные установки можно попарно объединить между собой, опираясь на степень пассивности/активности. Получаются следующие пары: уход – изгнание, блокировка – управление, замирание – игнорирование. Каждая пара имеет своё поле действие. Уход – изгнание создаёт дистанцию с агрессором, блокировка – укрытие управляет потоком воздействия, замирание – игнорирование работает с информационным каналом.  

Этапы коммуникации: Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.  

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.  

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.  

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель. 

Факторы, препятствующие эффективной коммуникации.  

В процессе коммуникаций неизбежно возникают различные препятствия, так называемые коммуникационные барьеры. Под  коммуникационными барьерами понимаются помехи, препятствующие контакту между коммуникатором и реципиентом, адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе коммуникации. По характеру помех коммуникативные барьеры можно разделить на технические, психофизические, психические, семантические, социальные и культурные.  

Технические барьеры возникают, когда в канале коммуникации обнаруживаются препятствия для прохождения сигналов от источника или же сам канал производит сигналы, мешающие восприятию сообщении реципиентом. 

Психофизические барьеры связа­ны с сенсорными особенностями восприятия сигналов человеком, а также с ограни­ченной способностью человеческого мозга к запоминанию и переработке информа­ции.  

Семантические барьеры означают несоответствие кодов, используемых коммуни­катором и реципиентом, начиная различным толкованием значения отдельных знаков и кончая полным незнанием реципиентом языка сообщения.  

Психологические барьеры связаны с отрицательными установками реципиента на коммуникатора, на канал и способ общения, форму или содержание сообщения, также с некоторыми личностными свойствами реципиента, например, низкий уровень интеллектуальных способностей, чрезмерно высокая или чрезмерно низкая самооценка.  

Социальные барьеры объясняются принадлежностью коммуникатора и реципиента к различным социальным группам, социальным ограничением доступа к информации и возможностей ее использования. Культурные барьеры присущи в первую очередь межнациональной коммуникации, где они могут быть вызваны различиями в национальных традициях общения, в системах норм и ценностей, в оценке разных форм коммуникации, в способах реакции на воспринятую информа­цию и т.д. В современных исследованиях все шире применяются системные модели коммуникации, включающие информационные процессы в более широкий социальный контекст. Наряду с этим развивается деятельностный подход при изучении коммуникация, подчеркивается активность реципиента в этом процессе и общественная обусловленность как содержания, так и формы коммуникации.