Информационный менеджмент. Лекция 3. Управление временем и информационными потоками.

Time management. Тайм-менеджмент сложился как отдельная дисциплина к 1970-м годам как на Западе, так и в СССР. Крупнейшие имена в современном тайм-менеджменте: Стивен Кови (США), Дэвид Аллен (США), Лотар Зайверт (Германия), Марк Форстер (Великобритания), Глеб Архангельский (Россия). Time management — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же.  

 

Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность. Правило 6 «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…» Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление». Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1. Закон принудительной эффективности: Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Все дела можно разделить на 4 группы: Срочные и важные; Важные, но не срочные; Срочные, но не важные; Не срочные и не важные. Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.  

Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка. Принцип «съесть лягушку» Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Бизнес-консультант Брайан Трейси сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день. Слово «нет» экономит неожиданно много времени: Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу. Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет). Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели. На что способна корзина для мусора? Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем. Принцип равновесия. Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы. 

Эффективность времени подчиненных: Сотрудники, выполняющие дублирующие функции. Четкое разделение обязанностей сотрудников. Сотрудники с «увлечениями» (поглощающие рабочее время хобби, «фанаты», бездельники – прежде всего любители компьютерных игр) [По результатам конкурса по раскладыванию косынки сотрудники, занявшие первые места, уволены]. Сотрудники, работающие «по настроению». Сотрудники, выполняющие свои обязанности только под надзором руководства. С каждой категорией нужно решать – проще держать тех, кто есть или найти новых. 

Оценка временной эффективности сотрудников: профессионализм, ответственность, компьютерная грамотность, скорость работы в целом. Оптимизация времени подчиненных. Сокращение сотрудников с избыточными функциями. Определение функций в качестве избыточных. Регулирование нагрузки на оставшихся сотрудников. Стоимость работника. Идея оценки стоимости работника (Human Resources Accounting - стоимость человеческих ресур­сов) возникла еще в 60-х гг.  Выявление структуры затрат, или издержек, связанных с формированием рабочей силы пред­приятия и поддержанием ее квалификации на необходимом уров­не, позволило целенаправленно создавать этот вид ресурса и уп­равлять им. На всех этапах работы с персоналом имеют место определен­ные издержки. Отбор персонала для приема на работу, адапта­ция его на рабочем месте, расстановка и использование кадров, удержание работников в организации, управление уровнем теку­чести кадров, система оценки и вознаграждения - все это связано с расходами, которые прямо или косвенно влияют на стоимость работника для организации. Варьируя кадровую политику, мож­но получать более высокую эффективность и от использования кадров в организации как одного из видов ее ресурсов. Для полной оценки стоимости или ценности работника сле­дует рассматривать не только связанные с ним затраты, но и те доходы, которые может принести организации его работа.  

Временные «киллеры»: блокирование либо уничтожение. Социальные сети (Facebook, Twitter, Livejournal, Одноклассники, ВКонтакте). ICQ-сервисы. Skype. RSS-ленты ((Rich Site Summary (RSS 0.9x) — обогащённая сводка сайта) - семейство XML-форматов, (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) предназначенных для описания лент новостей, анонсов статей, изменений в блогах и т. п. Информация из различных источников, представленная в формате RSS, может быть собрана, обработана и представлена пользователю в удобном для него виде специальными программами-агрегаторами. RSS ленты позволяют не выходя на сайт в меню браузера просматривать заголовки новостей. Самый известный пример сотрудничества сайта и браузера – BBC Россия и Mozilla Firefox. Свои новостные ленты есть у Яндекса и Ramblerа). Игры в социальных сетях. Google maps. Стратегии борьбы: Закрытый доступ. Видеонаблюдение. Лог-мониторинг. Штрафные санкции. Оплата трафика. Важно учитывать рабочий потенциал социальных сетей – часто человека проще найти в ICQ, чем дозваниваться до него через кучу посредников. 

Выбор источников информации и управление источниками: Кто нужен, а кто нет. Официальные источники. Неофициальные источники. Инсайдеры. Свидетели событий. Проверенные и непроверенные источники. Компрометирующие источники. Организаторы «информационного слива». Tricker-ы и сопутствующие им источники информации. Аутсорсинг в СМИ. Outsourcing – привлечение сторонних специалистов и компаний (часто на конкурсной основе) для выполнения определенных задач. Технический аутсорсинг – типографии, обеспечение эфира, логистика, дистрибьюторские сети. Производственный аутсорсинг – колумнисты в печатных изданиях, статьи специалистов, не являющихся журналистами (экономистов, политологов, юристов), заказ новостей у регионов. Объединенные редакции и «смежники» - журналист одной телепрограммы (издания) выполняет задание по заказу другой телепрограммы (издания).  Интернет как дополнительный источник информации и канал распространения. Новости, взятые из сети. Новости распространяемые (доступные) только через Интернет.  

Копипастинг и перепостинг (репостинг). Копипастинг (от англ. «copy-paste» – скопировать вставить) – публикация целиком или частично ранее обубликованных материалов на других сайтах или в других СМИ. Перепостинг (репостинг) – от англ. «repost» - дублирующая публикация – авторское дублирование своего материала в нескольких источниках со ссылкой на первоначальное место размещения (Например, выступление Леонида Парфенова на церемонии вручения премии имени В. Листьева 25 января 2011 года было первоначально размещено в блоге Парфенова а потом репостированно на сайте журнала «Сноб»).